Dulu waktu awal banget kerja, kalo udah dengar “nanti kita meeting ya” itu bawaannya bikin tegang.
Pertama tegang mikirin siapin materinya, kedua mikirin siapa yang presentasi, ketiga kalo yang disuruh presentasi itu saya gimana nih, keempat kalo presentasinya ngawur gimana.
Otak itu kayaknya langsung mensituasikan keadaan-keadaan yang paling kita takuti, seakan menjadi kenyataan. Yang ujung-ujungnya bikin gak bisa tidur dan asam lambung naik.
Memang kayaknya di awal pengalaman kerja rata-rata orang mengalami hal yang sama atau mikirnya sama seperti situasi di atas. Namun seiring berjalan waktu, kesini-sini yang saya perhatikan justru beda ya.
Iya memang yang namanya meeting tetap harus ada materi, minimal bahan omongan lah atau poin-poin yang pengen dibicarakan. Tapi apakah materinya harus canggih pake jurus power point yang bisa terbang seliweran kesana-kesini? Gak perlu.
Satu atau beberapa slide yang penting sudah cukup. Kebanyakan juga bikin orang bingung, ujung-ujungnya lupa.
Sekali lagi, satu atau beberapa slide yang penting aja ya.
Kemudian, gak semua orang selalu merasa bersemangat untuk ikut meeting. Kebanyakan ya karena disuruh bos untuk hadir.
Jadi, untuk menjaga perhatian orang-orang yang gak terlalu bersemangat meeting tadi, coba atur meeting nya tepat waktu. Misal flazh meeting 20 menit! Pake timer. Selesai.
Jurus ini saya pelajari dari pelatihan dengan topik agile project management dari BEI. It works!
Terakhir. Meeting ini kan tentang komunikasi dengan orang ya, which is orang-orang ini pun hidupnya bukan kerja doang. Mereka punya hobi, keluarga, dan topik-topik lain yang mereka mau atau ingin bicarakan atau didengar. Jadi tidak salahnya membangun relasi dengan peserta meeting dengan membahas sesuatu yang diluar materi serius yang telah disiapin tadi.
Take aways:
- Materi meeting harus sederhana dan gak terlalu panjang.
- Atur waktu kapan mulai dan selesai.
- Siapkan topik diluar materi untuk membangun relasi, atau sekedar omongan basa basi dengan peserta lain.
Pengalaman sih, kalo ada meeting paling ngomongin kerjaan itu sekitar 20 menit, 80 menit sisanya ngobrolin topik lain di luar kerjaan.
